Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist ORDAMA?
ORDAMA ist eine moderne, webbasierte Aktenverwaltung für kleine bis mittlere Unternehmen.
Mit intuitiver Benutzeroberfläche, leistungsstarker Suche und flexiblen Organisationsmöglichkeiten
hilft ORDAMA Ihnen, Ihre Akten effizient zu verwalten.
Welche Voraussetzungen benötigt ORDAMA?
- Python 3.8 oder höher**
- 4 GB RAM empfohlen** (8 GB für optimale Performance)
- 500 MB freier Festplattenspeicher**
Wie greife ich erstmals auf ORDAMA zu?
Öffnen Sie im Browser: `http://localhost:8080`
Welche Hauptfunktionen bietet ORDAMA?
- Aktenverwaltung: Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Organisieren von Akten
- Volltextsuche: Schnelle Suche über alle Akten und Anhänge
- OCR: Automatische Texterkennung für PDF- und Bilddateien
- Kartenansicht: Geografische Darstellung aller Akten mit Adressen
- Galerie: Bildergalerie aller Anhänge
- Termine & Erinnerungen: Terminverwaltung mit Wiederholungen
- Chat: Team-Kommunikation integriert
- KI-Assistent: Natürliche Sprache für Aktenabfragen
- Formulare: Dokumentvorlagen-System
- Statistiken: Dashboard mit umfassenden Analysen
Was ist das Tunnel-Tool?
Das Tunnel-Tool ist ein separates Tool, das einen öffentlichen Tunnel zu Ihrem lokalen ORDAMA-Server erstellt.
Es ermöglicht den Zugriff auf ORDAMA von überall im Internet ohne Firewall- oder Router-Konfiguration.
Es nutzt Cloudflare Tunnel (kostenlos und kommerziell nutzbar).
Wie funktioniert die Dubletten-Erkennung?
ORDAMA erkennt automatisch ähnliche Akten beim Erstellen basierend auf:
- Titel-Ähnlichkeit mit Umlaut-Normalisierung
- Schreibfehler-Erkennung durch phonetische Normalisierung
- Wort-basierter Ähnlichkeit (Wörter in beliebiger Reihenfolge)
- Inhalt- und OCR-Daten werden ebenfalls berücksichtigt
Der Schwellenwert ist in den Einstellungen anpassbar.
Was ist die Postleitzahl-Validierung?
ORDAMA prüft automatisch die Postleitzahl beim Erstellen von Akten:
- Validiert das Format (muss 5-stellig sein)
- Prüft ob die Postleitzahl im System hinterlegt ist
- Warnt bei ungültiger Postleitzahl oder fehlender Adresse
- Kann in den Einstellungen deaktiviert werden
Wie funktioniert die automatische Archivierung?
Akten können automatisch basierend auf Alter und Nutzung archiviert werden:
- Konfigurierbare Kriterien: Alter der Akte und Inaktivität
- Ausführungsintervall: Täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich
- Zeitplan: Immer ausführen oder nur zu bestimmten Zeiten (z.B. Nachtbetrieb)
- Archivierte Akten werden aus der Standardansicht ausgeblendet
Wie sind meine Passwörter geschützt?
Alle Passwörter werden mit bcrypt verschlüsselt gespeichert.
bcrypt ist eines der sichersten Hashing-Verfahren für Passwörter.
Was ist das Akten-Sperre-System?
Um Konflikte bei gleichzeitiger Bearbeitung zu vermeiden, werden Akten automatisch gesperrt:
- Automatische Sperre beim Öffnen einer Akte
- Sperre-Anzeige mit Schloss-Symbol und Benutzername
- Automatische Freigabe beim Schließen oder Ausloggen
- Admins können gesperrte Akten manuell freigeben
Gibt es ein Audit-Log?
Ja, alle wichtigen Aktionen werden protokolliert und im Logbuch (Admin-Bereich) angezeigt.
Performance
ORDAMA ist für 250.000+ Akten und 100+ gleichzeitige Nutzer optimiert.
- Datenbank-Indizes**: Kombinierte Indizes für häufige Abfragen
- Connection Pooling**: 50 gleichzeitige Datenbankverbindungen
- Intelligentes Caching**: Thread-sicherer Cache mit TTL
- Virtual Scrolling**: Nur sichtbare Elemente werden gerendert
- Lazy Loading**: Bilder und Anhänge werden erst beim Scrollen geladen
- Service Worker**: Offline-Funktionalität und aggressives Caching
- WAL-Modus**: Erlaubt gleichzeitige Lese- und Schreibzugriffe
Wie funktioniert die OCR-Texterkennung?
ORDAMA bietet erweiterte OCR mit Bildvorverarbeitung:
- Rauschentfernung für klarere Bilder
- Schärfung für bessere Texterkennung
- De-skewing zum Geraderichten schräger Bilder
- Kontrastverbesserung für bessere Lesbarkeit
- Konfigurierbare Parameter (Sprache, DPI, Modus)
- OCR-Zeitplan für Nachtbetrieb möglich
Welche Backup-Optionen gibt es?
- Manuelle Backups: Jederzeit über den Admin-Bereich erstellbar
- Automatisches Backup: Optionales Backup beim Programmstart
- Speicherplatz-Prüfung: Automatische Prüfung vor Backup-Erstellung
Wie stelle ich ein Backup wieder her?
Backups können über den Admin-Bereich wiederhergestellt werden.
Wie verwalte ich Benutzer?
Admins können Benutzer erstellen, bearbeiten und löschen.
Jeder Benutzer kann individuelle Berechtigungen zugewiesen werden.
- Admin: Vollzugriff auf alle Funktionen
- Benutzer: Zugriff basierend auf zugewiesenen Berechtigungen
Welche Lizenz hat ORDAMA?
ORDAMA ist lizenziert unter der GNU General Public License Version 3 (GPL v3).
Die vollständige Lizenz finden Sie in der LICENSE-Datei im Projekt-Root.
Welche Datenbank wird verwendet?
ORDAMA verwendet SQLite mit Write-Ahead Logging (WAL) für bessere Concurrency und Performance.
Kann ich ORDAMA anpassen?
Ja, ORDAMA ist Open Source und kann nach Ihren Anforderungen angepasst werden.
Ist ORDAMA kostenlos?
Ja, ORDAMA ist vollständig kostenlos und Open Source unter der GPL v3 Lizenz.
Gibt es Kosten für das Tunnel-Tool?
Das Tunnel-Tool nutzt Cloudflare Tunnel, das ebenfalls kostenlos und kommerziell nutzbar ist.
Für eine eigene Domain benötigen Sie ein kostenloses Cloudflare-Konto.
Auf welchen Plattformen läuft ORDAMA?
ORDAMA läuft auf:
- Windows
- Linux
Ist ORDAMA mobil nutzbar?
Ja, ORDAMA ist vollständig responsive und funktioniert auf Desktop-Computern, Tablets und Smartphones.
Wie wird ORDAMA weiterentwickelt?
ORDAMA wird aktiv weiterentwickelt.
Neue Features und Verbesserungen werden regelmäßig in neuen Versionen veröffentlicht.
Kann ich Feature-Wünsche einreichen?
Ja, Feature-Wünsche können über das Kontaktformular eingereicht werden.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Alle Daten werden lokal auf Ihrem Server gespeichert. Es gibt keine Cloud-Abhängigkeit.
Werden Daten an Dritte weitergegeben?
Nein, ORDAMA sendet keine Daten an Dritte.
Das Tunnel-Tool erstellt nur einen verschlüsselten Tunnel zu Ihrem lokalen Server.
Wie aktualisiere ich ORDAMA?
Updates können über den Admin-Bereich hochgeladen und installiert werden.
Werden meine Daten bei einem Update gelöscht?
Nein, Updates beeinträchtigen keine Daten. Backups werden dennoch vor Updates empfohlen.